A medida que ha ido creciendo la adopción de dispositivos móviles y se ha ido incrementando su uso como herramienta de trabajo, se ha hecho cada vez más necesario contar con una estrategia de sincronización.

¿Por qué es tan importante la sincronización? Todo teléfono móvil en el mundo profesional almacena información sobre contactos y eventos en un calendario. Si dicha información no se encuentra sincronizada con un servidor se corre un riesgo importante de pérdida de datos.

Si esta información (entre otros muchos posibles datos almacenados en un móvil) es sincronizada periódicamente, una pérdida del dispositivo no supone mayor problema y con una simple sincronización sobre el nuevo dispositivo se podrá seguir funcionando con total normalidad.

Por supuesto, es importante contar con una estrategia para el borrado remoto del dispositivo perdido o al menos con un sistema de bloqueo que permita impedir futuros accesos.

Pero la sincronización no supone únicamente un mecanismo de protección de la información sino que también permite y facilita el trabajo en grupo.

Son muchas las empresas que no cuentan con ningún mecanismo que les facilite trabajar en grupo más allá de los ficheros compartidos en un servidor.

Un servidor de calendarios que cuente con un sistema de permisos hace que distintos usuarios accedan a la misma información de forma sincronizada. De esta forma los usuarios no solo pueden consultar la información sino que pueden actualizarla desde sus teléfonos y tablets fácilmente.

De igual forma un servidor de contactos permite desplegar grupos de contactos por toda la empresa con total comodidad permitiendo saber que todos los comerciales tienen en todo momento una lista actualizada de los clientes de la empresa y cada uno de ellos de la campaña que esté desarrollando en ese momento.

No más llamadas a la oficina para preguntar el teléfono o la dirección de correo electrónico de un cliente. Confirmaciones de citas con los clientes para evitar confusiones y un mecanismo sencillo pero poderoso para anotar los compromisos adoptados en una reunión.

Combinar los calendarios y contactos compartidos con un sistema de tareas también compartido complementa este tipo de tecnología y de organización del trabajo en un ámbito cada vez más móvil y donde lo importante es acceder fácilmente a la información para evitar pérdidas de conocimiento en la organización.

Dados los primeros pasos que permiten el trabajo en grupo dentro de la empresa, por qué no plantearse ampliar estos mecanismos para compartir algunos calendarios de trabajo con clientes y así lograr proyectos gestionados colaborativamente con el cliente y con amplia visibilidad para todos los implicados. O calendarios compartidos entre distintos proveedores de un cliente (por ejemplo una UTE) para ofrecer un mejor servicio y un proyecto mejor desarrollado.

Algunas notas técnicas de características deseables en un servidor de calendarios, contactos y tareas:

  • Alojado en un servidor propio
  • Con un sistema de permisos para garantizar accesos adecuados
  • Que emplee protocolos seguros
  • Basado en estándares que garanticen que la información no quede atrapada y sea siempre fácilmente exportable

En resumen, la sincronización automática de la información entre un servidor en propiedad y distintos ordenadores y dispositivos facilita el trabajo en grupo y el acceso a la información en cualquier momento y lugar con la mayor comodidad. Se obtiene seguridad en la información y facilidad en el acceso a la misma que a la vez hace más sencillo para los implicados reflejar su actividad creando conocimiento para la empresa. Todo ello sin olvidar que la información está a salvo frente a una pérdida, robo o daño del móvil o tablet.

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