En muchas empresas, las herramientas digitales se incorporan para resolver necesidades concretas.
Una aplicación para compartir archivos. Una plataforma para organizar tareas. Una herramienta para enviar documentos. Un servicio para celebrar reuniones. Una solución gratuita que permite avanzar rápidamente cuando aparece una necesidad.
En ocasiones, estas herramientas se empiezan a utilizar sin que la empresa las haya revisado o incluso sin que sepa que existen.
No suele hacerse con mala intención.
Una persona necesita resolver algo, encuentra una aplicación que parece útil, crea una cuenta y comienza a utilizarla. Si funciona, es posible que otras personas del equipo también la adopten.
El problema aparece cuando información de la empresa empieza a circular por herramientas sobre las que no existe ningún control.
No se sabe quién tiene acceso, qué datos se están compartiendo, dónde se almacenan o qué ocurrirá si la persona que creó la cuenta deja de utilizarla.
Las herramientas no autorizadas suelen aparecer por una necesidad real
Cuando una persona recurre a una aplicación por su cuenta, normalmente intenta resolver una dificultad del trabajo diario.
Quizá la herramienta oficial resulta complicada. Puede que no exista una forma clara de compartir determinados archivos. Tal vez el proceso habitual es demasiado lento o el equipo desconoce que ya dispone de una solución para esa necesidad.
Por eso, detectar aplicaciones no autorizadas no debería servir únicamente para prohibirlas.
También permite identificar qué necesidades no están bien cubiertas por las herramientas actuales.
Si varias personas utilizan una solución alternativa, puede existir una fricción que convenga revisar. El problema quizá no sea la actitud del equipo, sino que la empresa no ha definido una forma sencilla de realizar esa tarea.
Entender por qué se utiliza una aplicación ayuda a encontrar una solución que sea práctica para las personas y adecuada para la empresa.
La información puede quedar fuera del entorno corporativo
Uno de los principales riesgos aparece cuando se utilizan cuentas personales o servicios gratuitos para almacenar información del negocio.
Documentos de clientes, presupuestos, bases de datos, imágenes, archivos internos o conversaciones pueden terminar en plataformas que la empresa no administra.
Esto dificulta saber dónde está la información y quién puede consultarla.
Además, si la cuenta pertenece a una persona concreta, la empresa puede perder el acceso cuando esa persona se marcha, cambia la contraseña o deja de utilizar el servicio.
También puede ocurrir que la versión gratuita no incluya las medidas de seguridad, el control de permisos o las opciones de recuperación que requiere un uso profesional.
Una herramienta puede resultar cómoda y funcionar correctamente, pero eso no significa necesariamente que sea adecuada para guardar información de la empresa.
Crear una cuenta también implica aceptar unas condiciones
Registrarse en una aplicación suele ser rápido.
Se introduce un correo electrónico, se acepta una serie de condiciones y la herramienta está disponible en pocos minutos.
Sin embargo, antes de utilizarla con información corporativa conviene saber qué ocurre con los datos que se introducen, dónde se almacenan y qué opciones existen para eliminarlos o recuperarlos.
Algunas aplicaciones también solicitan permisos para conectarse con el correo, el calendario, los contactos o los archivos almacenados en otras plataformas.
Aceptar estos permisos sin revisarlos puede ampliar el acceso de una herramienta mucho más de lo necesario.
Por eso, antes de incorporar una aplicación, conviene comprobar qué información necesita, con qué sistemas se conecta y quién podrá administrar posteriormente esa cuenta.
No se trata de analizar técnicamente cada servicio durante semanas. Se trata de realizar una revisión mínima antes de confiarle información o accesos importantes.
Las cuentas gratuitas también pueden generar dependencia
Muchas herramientas empiezan a utilizarse porque ofrecen una versión gratuita.
Al principio pueden emplearse para una tarea puntual o por un número reducido de personas. Pero, con el tiempo, la empresa puede terminar dependiendo de ellas para gestionar un proceso importante.
Cuando esto ocurre, aparecen algunas dificultades.
La capacidad de almacenamiento puede quedarse corta. Determinadas funciones pasan a ser de pago. No existe un soporte adecuado. La información no puede exportarse fácilmente o resulta complicado trasladar el trabajo a otra plataforma.
El problema no es utilizar una herramienta gratuita.
El problema es convertirla en una pieza importante de la actividad sin haber valorado qué sucedería si cambia sus condiciones, deja de estar disponible o ya no responde a las necesidades de la empresa.
Prohibir sin ofrecer alternativas no suele funcionar
Una política demasiado restrictiva puede provocar que las herramientas no autorizadas sigan utilizándose, pero de forma menos visible.
Si el equipo necesita resolver una tarea y no dispone de una alternativa práctica, probablemente buscará otra manera de hacerlo.
Por eso, la gestión debería combinar seguridad y facilidad de uso.
La empresa necesita establecer unos criterios claros sobre qué aplicaciones pueden utilizarse, qué información no debe compartirse y a quién hay que consultar antes de incorporar una nueva solución.
Pero también debe ofrecer herramientas que permitan trabajar con agilidad.
Cuando el proceso para solicitar una aplicación es sencillo y las necesidades se atienden con rapidez, es más fácil que el equipo comunique lo que necesita antes de buscar una solución por su cuenta.
Conviene saber qué herramientas utiliza realmente el equipo
Muchas empresas creen conocer su entorno tecnológico porque saben qué programas pagan o qué aplicaciones ha instalado el proveedor informático.
Sin embargo, pueden existir otras cuentas creadas directamente por empleados, extensiones del navegador, servicios en la nube o aplicaciones vinculadas al correo corporativo.
Hacer una revisión periódica ayuda a detectar estas herramientas y a decidir qué hacer con ellas.
Algunas podrán mantenerse si resultan útiles y cumplen los requisitos necesarios. Otras deberán sustituirse por una alternativa más adecuada. También puede haber aplicaciones que ya no se utilizan y cuyas cuentas conviene cerrar.
El objetivo no es controlar cada movimiento del equipo.
Es conseguir que la empresa sepa dónde se encuentra su información y qué herramientas forman parte realmente de su forma de trabajar.
La formación ayuda a tomar mejores decisiones
No hace falta que todas las personas conozcan en profundidad las condiciones técnicas o legales de cada aplicación.
Pero sí es útil que entiendan que utilizar una herramienta externa puede tener consecuencias para la seguridad y la organización de la empresa.
Antes de crear una cuenta, conviene plantearse algunas preguntas básicas.
Qué información se va a introducir. Quién administrará el acceso. Si ya existe una herramienta corporativa que permita realizar la misma tarea. Qué sucederá con los datos si se deja de utilizar el servicio.
Crear este hábito ayuda a reducir la incorporación descontrolada de aplicaciones sin impedir que el equipo proponga nuevas soluciones.
La tecnología también puede mejorar gracias a las ideas de quienes la utilizan cada día. La clave está en revisar esas propuestas antes de convertirlas en parte del trabajo habitual.
Mitae: herramientas útiles, seguras y bajo control
En Mitae ayudamos a las empresas a conocer qué herramientas utiliza realmente su equipo y cómo se gestiona la información en cada una de ellas.
Revisamos aplicaciones, cuentas, permisos e integraciones para detectar soluciones que puedan estar generando riesgos, duplicidades o dependencias innecesarias.
También ayudamos a elegir alternativas que se adapten a las necesidades reales de la empresa y resulten sencillas para las personas que deben utilizarlas.
Porque mantener el control tecnológico no significa impedir que aparezcan nuevas herramientas.
Significa incorporarlas con criterio y asegurarse de que ayudan a trabajar sin poner en riesgo la información del negocio.
Conclusión
Las aplicaciones no autorizadas suelen empezar como una solución rápida a un problema cotidiano.
Pero, si se utilizan sin ningún control, pueden dispersar la información, crear dependencias y dificultar la gestión de accesos y cuentas.
Conocer qué herramientas utiliza el equipo, comprender por qué las necesita y establecer un proceso sencillo para revisarlas permite reducir estos riesgos.
No se trata de rechazar cualquier aplicación nueva.
Se trata de conseguir que la tecnología avance de forma ordenada y que la empresa mantenga el control sobre su información.
